De Utrechtse zwembaden zijn onderdeel van de gemeente Utrecht. Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit:
- welke persoonsgegevens wij verwerken
- waarom wij dat doen
- hoe lang wij gegevens bewaren
- welke rechten u hebt
Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
De gemeente Utrecht is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via de website en dienstverlening van de Utrechtse zwembaden.
Gemeente Utrecht
Postbus 16200
3500 CE Utrecht
Telefoon: 14 030
Op de algemene privacypagina van de gemeente Utrecht vindt u extra informatie over het verwerken van persoonsgegevens. Ook vindt u op deze pagina waar u terecht kunt met vragen over hoe we omgaan met de verwerking van persoonsgegevens.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Voor het aanbieden en beheren van zwembadproducten, zoals zwemabonnementen en zwemlessen, verwerken wij de volgende persoonsgegevens.
1. Klant- en abonnementsgegevens
Als u een product afneemt, zoals een abonnement, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
· naam
· geboortedatum
· e-mailadres
· telefoonnummer
· gegevens over het afgesloten product of abonnement
· gegevens over transacties, zoals afsluiten, verlengen en beëindigen van abonnementen
· aankoopgeschiedenis in de webshop
Deze gegevens gebruiken wij om abonnementen en andere producten te kunnen afsluiten, verlengen, beheren en beëindigen.
2. Zwemlessen en leerlingvolgsysteem
Als een ouder of verzorger een kind aanmeldt voor zwemlessen, verwerken wij gegevens in ons leerlingvolgsysteem. Het gaat om:
· naam van de leerling
· naam van de ouder of verzorger
· geboortedatum van de leerling
· e-mailadres en telefoonnummer van de ouder of verzorger
· gegevens over de voortgang van de zwemlesvaardigheid
· eventuele overige gegevens die de ouder of verzorger zelf doorgeeft
Wij gebruiken deze gegevens om de zwemlessen te organiseren, de voortgang van de leerling bij te houden en ouders of verzorgers inzicht te geven in de ontwikkeling van de zwemlesvaardigheid.
3. Aandachtspunten en zorgaspecten
Ouders of verzorgers kunnen bij de aanmelding aandachtspunten over de leerling doorgeven. Dit kan bijvoorbeeld gaan om lichamelijke of geestelijke beperkingen. Of andere zorgaspecten die belangrijk zijn voor veilige en passende zwemles.
Wij gebruiken deze informatie alleen om tijdens de zwemles rekening te houden met de leerling. En extra aandacht of ondersteuning te bieden als dat nodig is.
Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die deze informatie nodig hebben voor de zwemles.
Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen.
1. Beheren van abonnementen en producten
Wij gebruiken persoonsgegevens om abonnementen en andere zwembadproducten af te sluiten, te verlengen, te wijzigen en te beëindigen.
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst.
2. Verwerken van betalingen en administratie
Wij gebruiken gegevens die nodig zijn voor transacties, facturen en financiële administratie.
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting.
3. Beheren van webshopaccounts
Wij verwerken accountgegevens en aankoopgeschiedenis zodat klanten producten kunnen kopen en hun aankopen kunnen terugzien.
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst.
4. Organiseren en volgen van zwemlessen
Wij gebruiken gegevens van leerlingen en ouders/verzorgers om zwemlessen te plannen, te geven en de voortgang van de zwemlesvaardigheid bij te houden.
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst.
5. Bieden van veilige en passende zwemles
Geven ouders of verzorgers zelf aandachtspunten of zorgaspecten door? Dan gebruiken wij deze informatie om rekening te houden met de leerling tijdens de zwemles.
Grondslag gewone persoonsgegevens: uitvoering van een overeenkomst.
Voor bijzondere persoonsgegevens: uitdrukkelijke toestemming van de ouder/verzorger, tenzij een andere wettelijke uitzondering van toepassing is.
Delen wij persoonsgegevens met anderen?
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.
Verwerken leveranciers of andere partijen persoonsgegevens namens de gemeente? Dan maken wij daar afspraken mee. Deze afspraken leggen wij vast in een verwerkersovereenkomst. Daarin staat bijvoorbeeld dat zij persoonsgegevens goed moeten beveiligen en alleen mogen gebruiken voor het doel waarvoor zij zijn ingeschakeld.
Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld.
Voor het online klantensysteem bewaren wij gegevens 7 jaar. Dit geldt voor gegevens die nodig zijn voor klantbeheer, abonnementen, transacties, aankopen, facturen en financiële administratie. Deze termijn sluit aan bij de gemeentelijke selectielijst en de fiscale bewaarplicht voor financiële administraties.
Voor het leerlingvolgsysteem bewaren wij gegevens in principe 5 jaar. Dit geldt voor gegevens die nodig zijn om zwemlessen te organiseren en de voortgang van de zwemlesvaardigheid bij te houden.
Gegevens van een inschrijving op de wachtlijst bewaren wij maximaal 1 jaar.
Welke rechten hebt u?
Op de algemene privacypagina van de gemeente Utrecht kunt u vinden welke rechten u heeft en hoe u gebruik kunt maken van deze rechten.